Unconference: cos’è e come svolgerla da remoto

Mia-Platform Team 12 maggio 2020

L’unconference è un evento non convenzionale basato sull’Open Space Technology. Si tratta di una conferenza molto diversa da ciò cui siamo abituati.

Si tratta di uno dei momenti dell'Agile che viene svolto con meno frequenza di altri, ma non per questo è meno importante. In Mia-Platform ne organizziamo due all’anno e in questo articolo vi raccontiamo di cosa si tratta, come si svolge e come poterla organizzare anche da remoto.

 

Cos’è una Unconference

Nelle conferenze classiche ci sono vari aspetti che conosciamo bene: le call for paper, gli speaker, l'agenda della giornata definita giorni prima, le sessioni frontali, ecc.

Proviamo, per un momento, a scardinarli e a immaginare una giornata in cui i partecipanti sono anche gli speaker, l’agenda viene costruita in modo collaborativo a inizio giornata e la buona riuscita dell’evento dipende dai partecipanti stessi: ecco, in poche parole, una unconference.

 

Mia-Platform_Unconference

 

L’unconference segue quindi un format non convenzionale dove:

  • Ciascuno può proporre contenuti: non c’è un’agenda decisa in precedenza ma ognuno è libero di portare i propri contenuti. L’agenda viene definita a inizio giornata in un momento ben strutturato, chiamato marketplace, cui dedicheremo un paragrafo successivamente
  • Non c’è una selezione dei contenuti: non ci sono dei criteri definiti, secondo i quali un intervento può essere ammesso e un altro no
  • L’ambiente ha un ruolo importante: la struttura che ospita l’evento deve avere determinate caratteristiche che agevolino la conversazione e lo scambio tra i partecipanti. Il contenitore abilita il contenuto.

Quali sono quindi i contenuti che si possono trovare?

Durante una unconference troveremo certamente anche qualche intervento frontale, come nelle conferenze classiche, ma sono diverse le tipologie di contenuti che si possono portare.

Ad esempio:

  • Presentazioni e talk: i sopracitati interventi frontali, in cui mettiamo a disposizione la nostra conoscenza nei confronti di chi vuole apprendere qualcosa di nuovo.
  • Tavole rotonde: momenti di confronto e discussione su temi proposti.
  • Domande agli esperti: durante una unconference si può anche richiedere un intervento. Si possono chiedere chiarimenti sui processi, sul funzionamento di qualcosa, ecc.
  • Workshop: questo è un ottimo momento anche per mettere le basi di qualcosa di nuovo, per immaginare un nuovo progetto o fare attività insieme che possano permetterci di imparare qualcosa.

 

Il marketplace

Ecco il momento che dà il via alla giornata e che permette di creare l’agenda della giornata. 

Il marketplace è il momento in cui ciascuno propone i propri contenuti e avviene secondo un procedimento preciso.

Unconference_marketplace

 

Ciascun partecipante presenta il titolo della propria sessione e una breve spiegazione di cosa si tratta, e posiziona il post-it con queste informazioni in uno degli slot orari pronti per essere riempiti sul cartellone con l’agenda (o la lavagna, o il muro).

Una volta che tutti hanno presentato e che gli slot sono tutti riempiti, ecco che avviene il momento al cuore del marketplace. Gli slot possono essere spostati e scambiati, ma attenzione: solo il proprietario di uno slot può spostare il proprio post-it, ed è qui che inizia la trattativa.
Tipicamente si cerca di spostare gli interventi in modo che argomenti simili non si sovrappongano, oppure per assicurarci di poter partecipare allo slot che preferiamo.

Una volta concluso lo scambio, ecco che possiamo vedere definita l’agenda della giornata che abbiamo costruito insieme.

 

Quattro principi e una legge

Abbiamo detto che l’unconference non segue le regole delle conferenze classiche, ma questo non significa che non segua comunque alcune regole. 

Vediamo quindi i quattro principi alla base dell’Open Space Technology.

 

1. Chiunque partecipi è la persona adatta

Non preoccuparti delle persone che non stanno partecipando alla sessione. Chi si è presentato è la persona giusta e saprà dare il proprio contributo perché realmente interessata.

 

2. Quando inizia è il momento giusto

Un processo creativo richiede tempistiche non prevedibili. Nell’arco di tempo che ci si è dati per lo slot bisogna far fluire le idee e lasciare che le cose accadano.

Mia-Platform_Unconference_Principi1

 

3. Qualsiasi cosa accada è ciò che doveva accadere

Bisogna essere essere pronti per essere sorpresi: nessuno può prevedere le sinergie che nascono in un gruppo che si è creato in modo casuale.

 

4. Quando è finita, è finita

Bisogna lasciare da parte l’orologio, i tempi della creatività possono non corrispondere a quelli dello slot e se, ad esempio, il flusso si conclude prima della fine del tempo, tutti devono essere liberi di spostarsi.

Mia-Platform_Unconference_Principi2

 

La legge dei due piedi

Questa “legge” dice che se non stai né imparando né contribuendo, allora è bene spostarsi altrove. Potrebbe esserci una sessione nella quale il nostro contributo potrebbe essere importante.

Una delle caratteristiche peculiari di questa conferenza è, infatti, la libertà di movimento tra sessioni, che non viene vista come maleducazione o mancanza di rispetto.

 

Siamo bombi e farfalle

Proprio per spiegare la legge dei due piedi viene evocata una metafora secondo la quale i partecipanti a una unconference si dividono in bombi e farfalle.
Il bombo è rumoroso e si sposta da un luogo all’altro impollinando e fertilizzando; la farfalla è silenziosa e anche lei si sposta continuamente, creando distensione tra i partecipanti.

Questa metafora aiuta a comprendere quanto il ruolo dei partecipanti sia importante per la buona riuscita dell’evento. I partecipanti non sono più solo spettatori ma reali attori della giornata.

Rendere i partecipanti consapevoli dell’importanza del proprio ruolo, li rende automaticamente molto più propensi a contribuire. Gli interventi, i momenti di confronto, le situazioni inaspettate sono ciò che rendono una unconference un evento di successo e che abilitano creatività, nuove prospettive e nuove energie da portare poi nel lavoro quotidiano.

 

Lo spazio

Abbiamo accennato diverse volte a come l’organizzazione dello spazio sia importante per la buona riuscita dell’evento. Lo spazio quindi è un aspetto molto delicato se ci troviamo ad organizzare una unconference da remoto.

Vediamo quindi come avviene l’organizzazione dello spazio in una conferenza dal vivo e come ci siamo attrezzati per svolgerla anche da remoto.

 

Evento in presenza

Per un evento in presenza ci sono alcuni aspetti da tenere sempre in considerazione. 

Location: scegliamo un luogo che sia piacevole da vivere. Stiamo organizzando un evento fuori dalla solita routine, ma che sarà comunque impegnativo e durerà una giornata intera. Uno spazio ben curato crea fin da subito la giusta atmosfera e mette le persone a proprio agio.

Oltre che ben curato dovrà certamente avere una buona connessione wi-fi e gli spazi che descriviamo di seguito.

Una sala per la plenaria e il marketplace: la giornata si divide in diverse sale, ma è importante che una di queste sia sufficiente ad ospitare tutti per delle sessioni in plenaria che saranno tipicamente a inizio e a fine giornata.

Le sale: tutte le sale devono essere attrezzate in modo da poter facilitare qualsiasi tipologia di intervento dovranno ospitare. Dovranno perciò avere: un proiettore o schermo, una flipchart o una lavagna (o entrambe), carta e penne, post-it e scotch di carta, prese o ciabatte per la corrente, tavoli e sedie spostabili.

Spazi aggiuntivi: oltre alle sale attrezzate per ospitare le sessioni, è importante pensare anche a degli spazi dove possano avvenire incontri spontanei tra persone che non stanno seguendo sessioni, oppure dove poter servire un pranzo o un coffee break.

 

Evento da remoto

Eccoci al dunque: come facciamo a organizzare un evento i cui spazi sono così importanti, da remoto? Sì può fare. Noi lo abbiamo sperimentato e ve lo raccontiamo qui.

Per noi l’unconference è un momento dell’anno davvero importante. Ne svolgiamo due all’anno e in entrambe le occasioni dedichiamo del tempo a una plenaria in cui raccontiamo come sta andando l’anno, com’è andato l’anno precedente, gli obiettivi, ecc. Per questo, per noi, è un appuntamento prezioso.

Marzo doveva essere il mese della nostra unconference, ospitata nel nuovissimo ufficio super spazioso; ma così non è stato, poichè ci siamo ritrovati a lavorare da remoto. Perciò vediamo passo passo gli strumenti e l’organizzazione che qualunque azienda potrebbe sperimentare, così come abbiamo fatto noi, e trarne grande beneficio.

 

La giornata: abbiamo deciso di separare l’appuntamento in due mezze giornate. Questo per non ritrovarci 8 ore in cuffia, arrivare sfiniti alle ultime sessioni e, soprattutto, per non rischiare di essere troppo stanchi per poter dare il nostro contributo di bombi e farfalle.

Il marketplace: questo era davvero un grande punto di domanda. Il cuore pulsante dell’evento, da svolgersi tutti insieme a inizio giornata, andava modificato.

Abbiamo quindi deciso di usare un documento condiviso e abbiamo aperto il marketplace alcuni giorni prima per non rischiare troppa confusione e troppo tempo perso il giorno stesso. 
Ciascuno quindi ha avuto l’opportunità di segnare il proprio intervento e commentare sul file, un po’ prima della data dell’evento.

Abbiamo poi trasferito l’agenda su Mirò, e lì è stato molto più agevole fare un pochino di scambio sessioni e riorganizzazione dell’agenda a inizio evento.
Mirò è stato uno strumento a supporto molto prezioso perché, oltre a rendere più semplice la fruizione dell’agenda, ha permesso anche di svolgere workshop in modo semplice e anche divertentente. Un esempio è stato il workshop di un nostro Product Owner, Edoardo, raccontato in questo articolo.

Mia-Platform_Unconference_Marketplace_


Le sale
: per le sale abbiamo usato Google Meet. Ogni sala corrispondeva a un link e così ciascuno poteva liberamente entrare e uscire dalle sessioni tramite i link sempre disponibili nell’agenda.

Le sessioni: normalmente organizziamo sessioni di 1 ora, che permettono di avere flessibilità e tempo anche per spostarsi da una sala all’altra. In questo caso abbiamo voluto sperimentare con sessioni brevi di 30 minuti, con 5 minuti per il cambio sala e una pausa a metà mattina. 

Per molti, 30 minuti sono stati pochi per una sessione, ma in altri casi è stato un buon modo per aprire degli argomenti da approfondire in un secondo momento oppure per esercitarsi nella sintesi e tornare a casa con delle pillole di contenuti da mettere subito in pratica.

 

La chiusura dell’evento

Come abbiamo una cerimonia di apertura - il marketplace o una plenaria - abbiamo anche una breve retrospettiva a fine giornata.

Come funziona? 

Quando siamo in presenza si fa un piccolo gioco: scorrendo i vari slot della giornata di fronte all’agenda, per ciascuno slot si lancia una pallina in mano a qualcuno che ha partecipato, il quale farà un commento sulla sessione, raccontando in poche parole di cosa si è parlato e cosa ha imparato. Un commento per ogni slot e si fa un resoconto dell’intera giornata.

Da remoto uno dei nostri Scrum Master ha condiviso lo schermo e abbiamo viaggiato così tra le sessioni, commentando sempre in modo volontario, sempre una persona per ciascuno slot.

Abbiamo infine registrato le sessioni e questa è stata una novità rispetto alle nostre classiche unconference. Una novità che è stata molto apprezzata perché ha permesso a ciascuno di andare a guardarsi un intervento che si era perso seguendone un altro, oppure di andare a rivedere una sessione che ha reputato particolarmente interessante.

Nonostante molti dubbi in partenza, l’evento è stato molto apprezzato e sono fioccate proposte per il secondo appuntamento una volta che è stato sperimentato il primo.

Questa guida vuole essere un buono spunto per aiutarvi ad organizzare la vostra unconference!

 

Vignette di Claudio Perrone

Fonti:

Italian Agile Day 

Una città desiderabile

 

Leggi il Paper 

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