Lavorare da remoto: la guida definitiva

Stiamo vivendo un momento storico delicato, in cui tante aziende hanno dovuto riorganizzarsi e tante persone si sono ritrovate a lavorare da remoto da un giorno all'altro.

Anche noi in Mia-Platform stiamo affrontando questo momento: adattandoci giorno per giorno alle esigenze e adottando il lavoro da remoto quando necessario.

Ecco dunque la guida al lavoro da remoto che il nostro CTO, Giulio Roggero, ha scritto per noi, in base ai nostri ritmi e alla nostra organizzazione aziendale, che si ispira al modello Agile.

Le buone pratiche che leggerete sono, in realtà, sempre valide: sia che si lavori da remoto che in ufficio, sia in contesti di riorganizzazione sia nella quotidianità cui siamo abituati.

Speriamo quindi che possiate trovare utile questa guida, che vogliate crearne una simile per la vostra azienda e che possiate mettere in pratica fin da subito molti suggerimenti.

La guida si divide in cinque parti:

• Gestione del tempo e logistica: come organizzare la giornata quando si lavora da remoto;
• Comunicazione: il galateo della comunicazione da remoto;
• Strumenti: cosa usare e per cosa;
• Regole di Team: le regole per aiutare a lavorare al meglio;
• Quando è obbligatorio lavorare in co-presenza: quando lavorare da remoto è poco efficace.
  
  

📝Nonostante grazie ai vari tool sia possibile lavorare da remoto, una comunicazione faccia a faccia è il modo più efficace e più efficiente per comunicare, non dimentichiamolo mai!

Gestione del tempo

È importante creare delle abitudini anche quando si lavora da remoto, altrimenti rischi di disperdere gli sforzi, lavorare più del necessario e concludere molto meno rispetto a quando lavori in ufficio. Ecco alcuni consigli utili:

• preparati come se dovessi uscire e andare in ufficio;
• inizia e finisci di lavorare ad orari abituali;
• apri il pc almeno 15' prima dell’inizio dello stand-up in modo da non far aspettare nessuno per eventuali problemi;
• fai le solite pause di 15' ogni 2 ore, e la pausa pranzo di 1 ora;
• durante le pause fai esercizi di mobilità, cammina e stacca dal lavoro;
• non mangiare alla tua postazione;
• durante il lavoro riduci le distrazioni: elimina notifiche su pc/smartphone, televisione, radio che parla, social network e giornali;
• metti a fianco del pc la borraccia di Mia-Platform con l’acqua e bevi spesso.

✔️ Se non riesci a concentrarti usa la tecnica del pomodoro.
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo che prevede l’utilizzo di un timer da cucina (tipicamente a forma di un pomodoro, ma qualsiasi altra forma andrà benissimo) per dividere il tempo di lavoro in intervalli, tradizionalmente da 25 minuti ciascuno, separati da brevi pause. Durante ciascun intervallo di tempo puoi entrare nella fase di Flow e cioè concentrarti su quello che stai facendo ed essere realmente produttivo, rimandando tutte le altre attività e interruzioni ai pomodori successivi.

Comunicazione

Comunicare in modo efficace è la parte più difficile nel lavoro da remoto. I rischi di incomprensioni o di dispersione sono molto elevati. Ecco qualche consiglio per evitarli:

• elimina le notifiche dal tuo pc ma adotta un meccanismo di verifica di nuovi messaggi ed email periodico (ogni 20' sarebbe l’ideale - polling);
• usa la chat di Team per mandare informazioni e richiedere supporto;
• se la conversazione via chat dura più di 2-3 minuti forse è meglio parlarne a voce (in videocall è preferibile);
• quando si lavora insieme su un pezzo di codice, su un documento o su altro apri una videocall e condividi lo schermo;
• aggiorna costantemente la board Jira con i task che stai facendo e le storie che stai completando;
• usa le email per comunicare un'informazione che ha bisogno di tempo per essere lavorata e non è urgente;
• non delegare la comunicazione alla sola email pensando: “io l’ho scritto via email per cui sono a posto”; ma verifica che la comunicazione sia stata compresa correttamente.
  
  

📞 Se la comunicazione per iscritto non è sufficiente, chiama la persona al telefono (condividi con il team il tuo numero di telefono).

⚠️ Durante i momenti di comunicazione, concentrati ed evita le interruzioni. Il rischio è passare ore al telefono e non concludere nulla.

Strumenti

Gli strumenti per facilitare una conversazione da remoto sono:

• Google Chat:
• condividere informazioni veloci che non hanno bisogno di essere storicizzate;
• chiedere aiuto;
• risolvere un problema piccolo;
• condividere pezzi di codice.
• Google Chat - Video Meeting:
• pair programming;
• riunioni;
• risolvere problemi che richiedono più di qualche minuto.
• Jira:
• aggiornare le attività su cui sto lavorando (usare i SubTask). Ricordati di aggiornare i task almeno 2 volte al giorno;
• sapere cosa sta facendo il Team.
• Confluence:
• tenere il diario di Team;
• documentare il progetto.
• Google Drive:
• creare documenti che sono da condividere con il Cliente;
• fare co-design editando tutti la stessa pagina/slide laddove non è possibile essere tutti presenti (puoi usare una slide per fare co-design).
• Google Calendar:
• fissare gli appuntamenti delle riunioni con le Video Call e gli appuntamenti di verifica di Team.
• VPN:
• VPN di Mia per connettersi ai nostri cluster su Google;
• VPN del cliente per connettersi ai suoi sistemi;
• Connessione Internet:
• la tua connessione deve essere di buona qualità (almeno 10Mbit) e non avere problemi di chiusura di porte per lavorare con gli strumenti abituali;
• non puoi usare una rete internet pubblica perché potrebbe essere soggetta ad attacchi hacker di MITM (man in the middle).
• Telegram
• usa la chat di gruppo solo per cose non di lavoro a meno di emergenze
  
  

⚠️ Se vuoi utilizzare altri strumenti, inoltra la richiesta al tuo Team

Regole di Team

Condividere le informazioni e il planning di presenza di tutto il Team permette a ciascuno di sapere dove sono gli altri. Utilizza uno strumento condiviso e aggiorna le tue informazioni per tempo.

✔️ E' importante segnare le presenze prima dello Sprint, così è possibile organizzarsi per le fasi di design, retrospettiva e tutti gli eventi che sono più efficaci in co-presenza.

Quando è obbligatorio lavorare in co-presenza

Nonostante gli strumenti che hai a disposizione consentano un lavoro a distanza, non sempre questa è la soluzione migliore. Nei seguenti casi la co-presenza è richiesta:

• tutti gli eventi Scrum tranne lo standup. Quindi Sprint Planning, Sprint Review e Sprint Retrospective sono sempre in co-presenza.
  Il raffinamento del product backlog dipende dalla sua complessità;
• co-design di componenti software;
• co-design dell’esperienza utente;
• co-creazione di contenuti;
• stime di un nuovo progetto;
• fase di kick-off di un nuovo progetto;
• onboarding di una nuova persona nel Team.

📝 Se vuoi organizzare una Retrospettiva da remoto con il tuo Team, in questo articolo ti raccontiamo nel dettaglio quali sono i passi da seguire e ti diamo un template Excel da cui partire.

📜 “The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation.”
The Agile Manifesto

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